Конечно, ошибки не исключены и в письменной коммуникации, и я имею в виду не только орфографию и грамматику. Многие из нас совершают ошибки, и это превращает письменную коммуникацию в ту область, где почти никто не идеален. Однако, разобравшись с двумя наиболее распространенными ошибками, вы усовершенствуете свой навык письма.

12.5.1 Избегайте пассивного залога

Даже если вы знаете разницу между активным и пассивным залогом, все равно дочитайте этот раздел до конца. В этой теме есть нечто большее, чем кажется на первый взгляд.

Вы можете прочитать официальные определения активного и пассивного залога на таких сайтах, как Grammar Girl (mng.bz/XYoG), но вот как я их себе представляю. В предложении с активным залогом ясно, кто за что отвечает, тогда как с пассивным залогом непонятно, кто производит действие.

Возьмем, к примеру, фразу «Компьютер перезапущен» и фразу «Сэнди перезапустила компьютер». Первая фраза – это пассивный залог, а вторая – активный: Сэнди выполняет действие (перезапуск).

На занятиях по техническому письму в колледже, как правило, делается акцент на пассивном залоге, и многие мои друзья и коллеги говорят, что именно там они научились постоянно его использовать. Штука в том, что технические документы не должны ссылаться на конкретных людей; необходимо избегать использования таких слов, как «вы» и «я», заявляют они. Этот подход подразумевает, что в технической документации нет людей, только действия. Представляете, что было бы, если бы профессора технического письма писали сказки?

В реальной жизни нам нравятся персонажи наших историй. Истории почти всегда говорят о людях, так что не забывайте их включать. Используйте такие слова, как «мы», «вы» и «я». Пишите активным залогом и давайте понять, кто что делает.

Одна из причин, почему я делаю акцент на пассивном и активном залогах – в том, что, проводя семинары по коммуникациям, я обнаружил, что умение их распознавать и понимать действует как переключатель, позволяющий сделать чье-то письмо более привлекательным и естественным. То есть, когда перестаешь использовать пассивный залог, что-то в мозгу щелкает, и получается замечательный естественный плавный текст, который читается гораздо легче. Пассивный залог мешает людям писать так, как они говорят, и стоит им обратиться к активному залогу, разрешить себе использовать «я» и «ты», они внезапно начинают писать хорошо. Попробуйте сами.

12.5.2 Срежьте все цветы в саду

Мы все знаем, что в бизнесе люди обожают приукрашивать свою речь.

Честно говоря, я не могу сказать, хорошая это новость или плохая. Такого рода деловые разговоры не только скрывают смысл, но и запускают моего внутреннего словесного ботаника. Давайте рассмотрим некоторые из жаргонизмов.

«Ряд вопросов» не дает объективно правильного или неправильного ответа – только мнения, которые открыты для обсуждения, например, политические вопросы. Однако слово «препятствует» наводит на мысль, что мы имеем дело с проблемой. Если это проблема, так ее и назовите.

Слово «запрашивание» некорректно. Следует использовать слово «запрос», если нужно существительное.

Выполнить «двойной щелчок» (double-click) теперь означает «углубиться в детали». Правда, это уже звучит довольно архаично. Может быть, стоило использовать словосочетание «двойное касание» (double-tap)? Конечно, я шучу, но в каждой шутке доля правды.

«Возможности» – неплохое слово, но в данном случае остается только гадать, не использовано ли оно в качестве замены слову «проблема». Невозможно сказать однозначно, то есть текст не выполняет основную задачу коммуникации, которая заключается в точной и недвусмысленной передаче информации.