Именно поэтому приоритетная задача разбивается на подзадачи. Каждая из них тоже имеет определенную степень приоритетности. Здесь все зависит от вашего понимания технологических процессов.

Прежде всего мы выстраиваем правильную систему приоритетов. Составляем недельный/месячный график (какому процессу сколько времени будем уделять), затем расписываем эти позиции в своем календаре. Однако в любом планировании есть слабое место: мы всё расписали, но у нас случается форс-мажор — то тот придет, то этот позвонит. Так что необходимо согласовать все приоритеты со своим непосредственным руководителем, со смежниками и с подчиненными.

Каждый ваш коллега должен знать, чем вы занимаетесь в то или иное время, какому приоритету сегодня уделяете внимание, к чему прилагаете усилия и энергию.

Каждый человек живет по определенным биоритмам. Среди нас есть совы и жаворонки; кому-то комфортнее работать ночью, а кому-то — рано утром, до обеда. Если вы ярко выраженная сова или «махровый» жаворонок, составьте график с учетом собственных биоритмов и наложите на него все свои приоритеты. Главные приоритеты поставьте на самое продуктивное время дня.

Есть также недельные биоритмы. Например, мы с вами знаем, что в понедельник и пятницу лучше всего проводить совещания, заниматься аналитикой или обучением сотрудников. А для переговоров эти дни практически не подходят.

Вторник, среда и четверг — наилучшие дни для встреч. Выбирайте время, когда вы наиболее готовы к обсуждению важных вопросов. Для меня, например, время после 14:00 в части умственной активности неудачное. Я получу результат хуже, чем до обеда, да и эффективность будет более низкой.

Я стараюсь планировать встречи на первую половину дня. Иногда приходится подстраиваться под обстоятельства, но я отдаю себе отчет, что, скорее всего, встреча пройдет не слишком результативно. И либо попытаюсь ее перенести, либо займусь аутотренингом, чтобы все-таки достичь нужного результата.

После 14:00 мой организм лучше справляется с рутинными отлаженными задачами, не требующими дополнительной концентрации и фокусировки. Значит, в это время я буду подписывать документы, изучать почту, отвечать на письма, читать что-то легкое.

Хорошее начало работы — еще не победа. Порой случается и так: вы сформировали свой график, задекларировали его всем участникам (руководителю, смежным подразделениям, сотрудникам), однако ваш начальник все равно начинает вас дергать. В течение всего отчетного периода (недели или месяца) вам приходится выполнять его дополнительные задачи. А допустим, через месяц он спрашивает вас: «Слушай, друг, что ж ты свою основную задачу-то не выполнил?» И если вы ответите: «Иван Иванович, так вы же сами каждые пять минут меня дергали», то можете себе представить, какой эффект произведут ваши слова.

Именно поэтому вам следует не только задекларировать свои действия, но и договориться со своим руководителем и получить от него обратную связь: на самом ли деле именно эти приоритеты сейчас наиболее важны или есть еще другие? Кроме того, при планировании рабочего дня всегда оставляйте примерно 30–50% рабочего времени на всевозможные форс-мажоры.

К примеру, сейчас я пишу книгу и понимаю, что для меня это приоритет № 1. Мне необходимо найти время, чтобы заниматься только этим. В первую очередь я оцениваю свои внутренние ресурсы, то есть когда мне удобнее всего работать с текстом. В результате выделяю в рабочем графике три часа в день — с 8:00 до 11:00. Сотрудникам объявляю, что в это время ко мне нет доступа, так как я работаю над книгой. Дома договариваюсь с женой и выбираю место, где меня не будут отвлекать.

И самое главное, записывая текст на диктофон, я ставлю телефон на авиарежим, понимая, что, как только я закончу это дело и переведу телефон в рабочий режим, посыплются уведомления о звонках и об СМС и я сразу же начну решать какие-то проблемы — также по мере их важности.

Таким образом, я распределяю приоритеты, четко представляя, когда и чем мне удобнее заниматься. Остается только сделать вывод: когда вы поймете, что вам надо делать, определите время и место, когда вам удобнее этим заниматься. И не забудьте согласовать свои приоритеты с окружающими, включая руководство.

Форс-мажоры неизбежны. Предположим, вы выполняете запланированную задачу, но вам вдруг звонит начальник и говорит: «Слушай, тут поступила новая вводная, необходимо сделать то-то и то-то». Спокойно задайте ему пару вопросов, звучать они должны примерно так: «Иван Иванович, я сейчас занимаюсь таким-то делом. Насколько срочно мне нужно переключиться на вашу новую задачу? Могу ли я перейти к ней через час, когда выполню текущую задачу? Эффективнее всего я мог бы выполнить ваше поручение завтра: до обеда у меня будет окно». Услышав такой ответ, начальник задумается: вы же, по существу, не сказали «нет». Но и не бросились на амбразуру, «взяв под козырек».

Вы подошли к проблеме как профессионал. И руководитель вам, скорее всего, скажет: «О’кей, доделывай начатое, а через час переходи к новой задаче». Либо может возразить: «Нет, переключайся немедленно, тут вопрос жизни и смерти». Тогда необходимо все отложить. И в этот момент вы поймете, что ваш шеф обдуманно принял решение и поменял вам приоритеты.

Поистине ювелирная работа, я отдаю себе в этом отчет. Наверное, не у всех и не сразу получается выстроить отношения таким образом. Возможно, полного понимания придется добиваться в течение какого-то периода. Но уже сейчас важно понять главное: вы не должны всю идущую к вам от начальства информацию немедленно принимать в работу, бросая все, даже срочные дела.

Важно не только хорошо и грамотно спланировать работу, но и исполнять запланированное. Тогда вы получите желаемый результат.

Ваше время всегда должно быть четко ограничено. Если у вас запланирована встреча в течение 25 минут, то в вашем распоряжении только 25 минут, и ни минуты больше. Не 30, не 40, даже не 26 — ровно 25 минут. Следите за временем, уважайте этот ресурс. Он не только ваш: в первую очередь это время вашего собеседника или оппонента.