Брак может быть обнаружен ревизором во время проверки, продавцом во время размещения товаров на полке или приемщиком товара при завозе. В последнем случае брак сразу возвращается. В остальных случаях придется придумывать, что с ним делать: продать по сниженной цене, отдать или выбросить.
То же касается неликвидов — товаров, лежащих без движения больше пяти месяцев. Ими занимается коммерческий отдел.
Вы можете сами установить подобный срок, главное — начать действовать сразу после его окончания. Ситуации бывают разными: не попали в тренд, в размер, в сезон, эта вещь уже не пользуется спросом. Прежде всего, надо попытаться вернуть такой товар поставщикам. Не вышло — снижать цену вплоть до того, чтобы продать по себестоимости, лишь бы вернуть деньги в компанию.
Многие начинающие предприниматели не могут распродать неликвид, потому что держатся за него и долгими месяцами приговаривают: «На каждый товар есть свой покупатель». Да не держите это! Продавайте со скидками то, что залежалось, пусть дешевле, пусть по себестоимости, но так вы быстрее вернете деньги и сможете обернуть их снова. Когда мы открываем магазин, то первый год ставим себе норму неликвида до 15 % от товарооборота, потому что еще стараемся попасть в ассортимент. Через год снижаем эту норму до 6 %. Проверка здесь состоит в том, чтобы понять, что конкретный товар — неликвид, реализовать его быстрее и больше не заказывать такой или брать меньше. Это зона влияния.
Есть еще товары особого риска — мелкий товар, который легко положить в карман, например выключатели, крепеж. Или тот, среди которого нередко бывает пересортица, скажем, фитинги. Такие товары проверяем каждые полтора — два месяца. В своих салонах красоты ежемесячно делаю ревизию по лакам и кремам. Бывает, сотрудница заберет себе гели и средства для наращивания ногтей или косметические препараты. Из общепита и вовсе можно унести все. Не стесняемся говорить персоналу: «Мы заботимся о своей безопасности и вашем спокойствии».
Учитывая специфику каждого бизнеса, периодичность проверок может быть разной. Главное — не пренебрегать этой полезной процедурой. Она покажет все ваши ошибки в приемке, приходовании, выкладке товара, продаже, юридическом сопровождении сделок. Ревизия — правдивое зеркало состояния ваших дел.
Тем более, с юридической точки зрения, закон не на стороне предпринимателя. Для безукоризненного оформления результатов инвентаризации требуется закрыть магазин, составить и подписать немало документов. Это редко делают правильно, и доказать в суде, что ревизия прошла с нарушениями закона, довольно просто. И это действительно трудоемкий затратный процесс. Так что лучше создать прозрачную атмосферу, в которой вы будете спокойны за свой товара, а персонал — за свою работу.
Проверка имущества и оборудования
Проверке и контролю подлежат не только оборотные средства, деньги и товары, но и то, что оборачивается годами. В бухгалтерском учете это называется основными средствами. Речь в первую очередь идет о недвижимости. За нее у нас отвечает главный инженер. Я должна быть уверена, что в любой момент могу свои здания и сооружения продать по максимальной рыночной цене. Значит, их надо поддерживать в надлежащем состоянии. Это касается внешнего вида и внутренних инженерных коммуникаций: вентиляции, кондиционирования, отопления, водо— и электроснабжения.
Кроме того, необходимо отслеживать состояние используемой техники. Нужно составить сводный график ее обслуживания и профилактических осмотров. В строительном магазине это складское оборудование, погрузчики, штабелеры. Если их вовремя не сдать на ремонт, то технику можно запросто угробить. При поиске технического персонала обязательно посмотрите несколько вариантов компаний: у кого из них лучше условия и цены. Необходимо, чтобы приезжали не только на поломку, но и на обслуживание, профилактику — это увеличит срок службы оборудования.
Но отслеживание состояния касается не только техники, но и того оборудования, с которым клиенты часто имеют дело. Например, в салоне красоты это кресло — оно покрыто разовой простынкой, или клиенты сапогами его уже все измызгали? Если купить бахилы для посетителей, а низ кресла обшить темной материей, которую легко чистить, оно прослужит дольше. Не надо ждать, когда оборудование придет в негодность, профилактикой надо заниматься регулярно, вам же дешевле выйдет.
Когда бизнес подрос, раз в два — три года нужно делать ревизию не только товаров, но и имущества — столы и стулья, ноутбуки, чайники. Чаще проверку можно делать, если в вашем бизнесе много техники, например фотопрокат, автосервис. Покупая что — то из имущества, постарайтесь записывать его на кого — то из сотрудников или хотя бы на конкретный отдел, так будет легче проверять. Например, мы купили сисадмину ноутбук и планшет, он уволился, а через некоторое время обнаружили, что планшета нет. Если бы записали планшет в специальной ведомости сразу на сисадмина, при увольнении бы спросили и учли. Когда у вас несколько человек, то учитывать все имущество легко, но чем быстрее растет бизнес, тем больше нужно проверять.
Практика
У каждого предприятия своя специфика, однако основные шаги одинаковы.
1. Составьте план проверок. Определите, кто из сотрудников будет проверять персонал, а кто — юридических лиц. Возможно, это один и тот же человек, для начала — вы сами.
2. Начните с плана ревизий товара и расходных материалов на ближайшую неделю. И не забудьте о следующей.
3. Напишите, что, когда и как вы будете проверять. У нашего главного инженера график проверок расписан на год. Определите приоритеты, подумайте хорошенько, что, по вашему мнению, требует первоочередного внимания.
Затраченные на ревизии усилия всегда окупаются: вы и деньги сэкономите, и о своем бизнесе много нового узнаете.
Глава 12
Планирование